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Sensibilisation aux bons réflexes de partage sur Notion pour protéger les données sensibles, internes ou clients.
Chez Theodo Fintech, nous avons fait de Notion notre QG digital. Documentation produit, projets tech, comptes rendus, référentiels clients ou financiers… tout y passe. Et c’est bien normal : c’est simple, rapide, collaboratif.
Mais cette facilité de partage peut rapidement devenir un risque, en particulier quand il s’agit de données sensibles. Un lien mal configuré, une page trop ouverte, et c’est potentiellement un accès non autorisé – en interne, dans le groupe, ou pire… à l’extérieur.
Avant de parler des bonnes pratiques, il est essentiel de bien comprendre ce que nous cherchons à protéger. Voici une classification simplifiée en trois niveaux pour guider vos décisions de partage sur Notion (et au-delà) :
Ce sont des informations qui peuvent être diffusées sans conséquence sur la sécurité ou la réputation de l’entreprise.
Exemples :
➡️ Partage autorisé via lien public si besoin, mais toujours avec une vérification préalable de la pertinence et du contenu.
Ces informations sont réservées aux collaborateurs de l’entreprise. Leur diffusion non contrôlée pourrait nuire à l’organisation ou à la coordination interne.
Exemples :
➡️ Partage restreint aux membres de l’entreprise uniquement. Évitez tout lien public ou partage ouvert en dehors du périmètre direct.
Ce sont les données les plus critiques. Leur exposition peut entraîner des conséquences réglementaires, commerciales ou réputationnelles.
Exemples :
➡️ Accès nominatif uniquement. Ne jamais utiliser de lien partageable ou d’intégration non maîtrisée. Stockage dans un environnement sécurisé recommandé.
Chez Theodo Fintech, nous utilisons Dashlane pour stocker et partager nos identifiants de connexion de manière sécurisée.
Même si Notion rend le partage simple, il faut le faire intelligemment. Voici les règles à respecter :
Une page Notion est privée par défaut. Et c’est très bien. Ne la rendez visible que si c’est nécessaire.
NB : Les pages Notion sont privées par défaut, SAUF si elles sont créées dans une page déjà partagée. Cela peut entraîner des effets de bord involontaires, où une page que vous pensiez privée est déjà visible par d'autres.
Cela revient à rendre publique votre page à qui que ce soit, sans authentification. Sauf pour les données niveau 1, c’est interdit.
NB : L'option “Partager à toute personne ayant le lien” semble générer un lien difficile à deviner (UUID complexe). On pourrait croire que cela suffit à se protéger… mais en réalité :
Utilisez les groupes ou ajoutez des personnes spécifiques à la page. Cela permet de suivre les accès et de révoquer si besoin.
Mais attention : les membres peuvent rejoindre ou quitter un groupe sans alerte, et donc accéder à des pages sans action explicite de votre part.
Une fois un projet terminé, ou si la page devient obsolète, révisez les accès. Un accès inutile est un risque inutile. Pour cela, il est important de définir un responsable pour les pages liées à des projets. Ce dernier devra s’assurer du nettoyage.
Les intégrations (Figma, Google Drive, Miro…) peuvent devenir des points de fuite indirects. Deux cas de figure :
➡️ Réflexe : avant d’intégrer un contenu, vérifiez les droits de la source et limitez les intégrations aux cas nécessaires.
“La sécurité ne s’impose pas, elle s’intègre.”
La sécurité sur Notion repose moins sur la plateforme que sur nos habitudes de partage. Adopter les bons réflexes ne doit pas freiner notre agilité, mais garantir que notre confiance – clients, équipe, groupe – ne soit jamais compromise par une erreur d’accès.
➡️ Besoin d’aide pour configurer un accès ? Une question sur le bon niveau de partage ? Contactez votre RSSI.